Privacy

STE Koko Holidays V.O.F. gevestigd aan Zwake 6 te Heinkenszand, Nederland, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Organisatie

STE Koko Holidays V.O.F. staat sinds oktober 1993 ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Middelburg, Nederland, onder het nummer NL22035098. Als BTW plichtige staan wij in Nederland ingeschreven onder BTW nummer NL807347644B01 en in Frankrijk onder TVA nummer FR750218299 Dhr. van Baalen is de privacy-coördinator van STE Koko Holidays V.O.F. Hij is te bereiken via service@kokoholidays.com, +31(0)113-232301 of per correspondentieadres: Zwake 6 NL-4451 HH Heinkenzand, Nederland.

Website

De website van Koko Holidays V.O.F. is www.kokoholidays.nl deze website is voorzien van een reserveringssysteem. De website is beveiligd met een SSL certificaat (herkenbaar aan https://) hierdoor worden alle ingevulde gegevens versleuteld verstuurd.

Gegevensverwerking

Om de overeenkomsten (reserveringen) die gasten en/of touroperators met Koko Holidays afsluiten te kunnen volbrengen moet Koko Holidays gegevens verwerken. Dit zijn persoonsgegevens en overeenkomst gegevens. Deze privacy verklaring heeft hoofdzakelijk betrekking op de persoonsgegevens. Wij gebruiken hiervoor uitsluitende alleen de noodzakelijke gegevens.

Bijzonder en/of gevoelige persoonsgegevens

Onze website en/of reserveringssysteem heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan zestien jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet vooraf controleren of een bezoeker ouder dan zestien is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via service@kokoholidays.com, dan verwijderen wij deze informatie.

Identificatiegegevens

Wij gebruiken een aantal van uw gegevens om een unieke reservering (overeenkomst) aan te maken welke gekoppeld is aan hetgeen dat u geboekt heeft. Hiervoor gebruiken wij het minimale aan gegevens wat nodig is om de overeenkomst uit te voeren. Wij verzamelen de onderstaande gegevens:
Van de hoofdboeker gebruiken wij om te unieke overeenkomst samen te stellen; Aanhef, voorletter(s), achternaam, straat, huisnummer, postcode, plaats en land. Deze gegevens kunnen een uniek profiel generen. Om in contact te blijven over de overeenkomst: emailadres, telefoonnummer en evt. een 2e telefoonnummer. Ter controle gebruiken wij een geboortedatum. De geboortedatum geeft tevens aan om te voldoen aan de minimum leeftijd om de boeking te plaatsen. Van de overige deelnemers hebben wij alleen de volgende gegevens nodig: Voornaam/voorletter(s), achternaam en geboortedatum. Hiermee kunnen wij de groepssamenstelling in kaart brengen, kinderen van dezelfde leeftijden dichtbij elkaar plaatsen en weten wij wie er in geval van calamiteiten zich in onze accommodaties bevinden. (Wij nemen geen kopie, scan of foto van een ID-kaart, rijbewijs of paspoort t.b.v. een reservering aan, wij vragen u deze dan ook niet aan ons toe te zenden.)
Deze gegevens kunt u ten allen tijden zelf bij ons opvragen en heeft u inzage in en/of kunt wijzigen om deze up-to-date te maken. Wel zullen wij er controle op na houden dat u alleen zelf uw eigen gegevens op kunt vragen.

Overeenkomstgegevens

Wij gebruiken een aantal gegevens om de overeenkomst in orde te kunnen. Dit zijn gegevens die nodig zijn om een overeenkomst samen te stellen: reserveringsnummer, verblijfsdata, locatie, accommodatie, deelnemers, prijs, opmerkingen/(voorkeurs-)wensen, indien van toepassing boekingskantoor of agent. Eventueel van de laatste een referentie. Indien een overeenkomst gemaakt is door een touroperator zullen wij geen identificatiegegevens koppelen aan een reservering. Deze gegevens zijn dan ook niet bij ons op te vragen, daar wij deze niet in bezit hebben. Hiervoor verwijzen wij naar de des betreffende touroperator waar u de overeenkomst aangegaan bent.

Contactmomenten

Wij zullen na het overeenkomen van een reservering een aantal maal met u in contact (willen) komen. Na reserveren is dit een reserveringsbevestiging, verwerking van een (gedeeltelijke) betaling, na volledige betaling ontvangt u de reisbescheiden, welke u voorziet van meer informatie en u nodig heeft om in te kunnen checken op de locatie. Tevens kunnen wij uw contactgegevens gebruiken voor vragen m.b.t. de reservering, herinnering m.b.t. de reservering, noodzakelijke reisinformatie, belangrijke tips m.b.t. de reservering en/of Urgente voorvallen/calamiteiten tijdens de reis of het verblijf. Kort na de overeenkomst kunnen wij nogmaals contact opnemen indien u bijvoorbeeld iets vergeten bent.

Delen

Wij delen alleen uw gegevens met derden als dit nodig is om de overeenkomst uit te kunnen voeren. Dit is bijvoorbeeld een aankomstlijst met de camping zelf, zodat zij weten welke gasten er allemaal op kort termijn arriveren. Dit betreffen overeenkomstgegevens (aankomstdatum, vertrekdatum, accommodatie type, locatie, samenstelling reisgenootschap, indien van toepassing nog openstaande betalingen welke bij aankomst voldaan moeten worden, indien van toepassing een opmerking/wens en reserveringsnummer.) Van uw persoonsgegevens geven wij alleen de naam, woonplaats en land door. Indien Koko Holidays V.O.F. een reservering (overeenkomst) voor u aanmaakt welke door een andere touroperator uitgevoerd zal worden, dan zal Koko Holidays alleen de uiterst noodzakelijke gegevens verstrekken. Dit betreffen overeenkomstgegevens (aankomstdatum, vertrekdatum, accommodatie type, locatie, samenstelling reisgenootschap, indien van toepassing nog openstaande betalingen welke bij aankomst voldaan moeten worden, indien van toepassing een opmerking/wens en reserveringsnummer.) Van uw persoonsgegevens geven wij alleen de naam door. Indien van urgente toepassing delen wij noodzakelijke gegevens met derden om aan onze wettelijke verplichting te voldoen. (bijv. bevel van de politie om bepaalde persoonsgegevens aan hen te verstrekken. Of: verstrekken van gegevens voor de uitvoering van de belastingwet.)

Bewaren

Wij bewaren uw (reis-)gegevens standaard na overeenkomst nog vijf jaar. Indien er binnen bij vijf jaar nieuwe overeenkomsten zijn (vaste klant) dan bewaren wij uw (oude) gegevens langer dan vijf jaar. Wij bewaren deze gegevens om te zien waar en wanneer u reeds geweest bent, tevens welke accommodatie en plaats nummer u heeft gehad, zodat in dien gewenst hierop kunnen inspelen. Zo kunnen wij bijvoorbeeld zien welke locaties u al gehad heeft om een ‘nieuwe’ locatie te kunnen voorstellen of wanneer men vorige keer een leuk plaats(nummer) had deze nogmaals als voorkeur te kunnen behandelen. Uw identificatie gegevens bewaren wij zodat u niet nogmaals uw gegevens hoeft door te geven en wij snel uw reservering vast kunnen leggen. Na overeenkomst indien alle handelingen van beide partijen voldaan en afgerond zijn heeft u het recht om vergeten te worden en verwijderen wij uw gegevens indien gewenst. Zie verder deze verklaring Uw gegevens bewaren wij niet lokaal op een computer, tablet, telefoon, harde schijven of andere opslag media. Alle gegevens worden opgeslagen op een server in het streng beveiligde datacenter te Rijen. De server wordt beheert door Invision ICT solutions B.V. waar slechts drie opgeleide beheerders bij kunnen, deze beheerders hebben tevens allen een geheimhoudingsverklaring getekend. De server is beveiligd met een goede firewall en is digitale toegang alleen mogelijk met de juiste inloggegevens. Fysieke toegang is alleen mogelijk voor de drie beheerders door middel van o.a. biometrische beveiliging. De toegang tot al uw gegevens hebben wij beperkt tot 2 accounts, waar 3 personen toegang tot hebben. Deze 3 personen hebben een eigen gebruikersnaam en wachtwoord, tevens hebben deze personen een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

Betalingen

Voor de betaling van de overeenkomst gebruiken wij uitsluitend alleen bankoverschrijvingen. Hiermee heeft u zelf de totale controle en beveiliging over de transactie van uw betaling. Wij hebben geen externe partijen nodig om betalingslinken of betalingsmogelijkheden te creëren. Ook kunt in uw eigen vertrouwde en veilige bankomgeving werken, welke hanteert en inspeelt op de laatste beveiligingsmaatregelen die getroffen dienen te worden. Op de wijze wordt er geen risico gelopen met het opslaan van bankgegevens en/of creditcardgegevens.

Geautomatiseerde besluitvorming Koko Holidays neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Koko Holidays) tussen zit.

Cookies en tracking

Koko Holidays V.O.F. gebruikt o.a. functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Koko Holidays V.O.F. gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die jouw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Op deze website worden ook cookies geplaatst door derden t.b.v. verbetering van de website en communicatie met bezoekers. Hieronder een overzicht: 1x analytisch cookie; deze cookie is om inzicht te krijgen hoe onze website gebruikt wordt. 2x sessie cookie; deze cookie onthoud wat u heeft ingevuld zodat een stap terug of vooruit kunt klikken zonder alles kwijt te zijn en/of onthoud welke stappen u heeft genomen. 2x tracking cookie; deze cookie kijkt of een derde partij ons heeft aanbevolen en/of beveelt aan. 1x tag cookie; deze cookie onthoud dat de cookies heeft geaccepteerd. 2x social media cookie; deze cookie kan ons op uw social media aanbevelen.
De cookies die van derden gebruikt worden zijn niet direct beïnvloedbaar, hierdoor zijn wij afhankelijk. Mocht een (ver)werking gewijzigd of uitgeschakeld worden, welke niet (meer) in ons beleid past zullen wij zo snel mogelijk actie ondernemen door deze te verwijderen of verbeteren.

Hoewel veel mensen denken dat de cookies invloed hebben op prijs en beschikbaarheid kunnen wij garanderen dat dit niet van toepassing is in ons reserveringssysteem. Prijzen en beschikbaarheid worden realtime van de server gehaald en zijn niet door middel van een cookie of website bezoek beïnvloedbaar.

Gegevens inzien, wijzigen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Koko Holidays V.O.F. en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar service@kokoholidays.com. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek . Koko Holidays V.O.F. wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Wijzigingen in de verklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacy- en cookieverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op deze website worden gepubliceerd. Het verdient aanbeveling om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.